Telefon, WhatsApp und E-Mail laufen parallel
Anfragen, Rückrufe, Bilder und Freigaben verteilen sich auf viele Kanäle.
Digitalisierungsberatung für Kfz-Werkstätten
Weniger Rückfragen, klarere Fahrzeugstatus, bessere Abläufe in der Werkstatt.
Wir helfen Kfz-Werkstätten dabei, Annahme, Fahrzeughistorie, Kundenkommunikation, Büroarbeit und interne Freigaben digital besser zu organisieren. Praxisnah, verständlich und ohne unnötig große IT-Projekte.
Werkstatt-Statusboard
Beispielhafte Sicht auf offene Vorgänge
BMW 3er - Annahme
Fotos fehlenSchadensbilder und Kundenhinweis ergänzen
Transporter - Teile bestellt
LieferantKunde erhält automatische Statusinfo
Kleinwagen - fertig zur Abholung
AbholungRechnung, E-Mail und Archivierung vorbereitet
Status
sichtbar
Freigabe
klar
Büro
entlastet
Typische Reibung
Wenn die Werkstatt läuft, darf das Büro nicht zum Engpass werden.
In vielen Kfz-Betrieben funktioniert vieles über Erfahrung, Zuruf und schnelle Entscheidungen. Das ist praktisch, wird aber schwierig, wenn mehr Fahrzeuge, mehr Kanäle und mehr Dokumentationspflichten dazukommen.
Gute Digitalisierung ersetzt nicht den Werkstattalltag. Sie macht offene Vorgänge, Informationen und nächste Schritte sichtbar, damit Mitarbeitende weniger suchen, weniger nachtelefonieren und schneller handeln können.
Fahrzeugstatus ist nicht für alle sichtbar
Büro, Werkstatt und Kunde fragen immer wieder nach demselben Stand.
Dokumentation kostet Zeit
Schadensbilder, Annahmenotizen, Teilebestellungen und Rechnungen werden mehrfach abgelegt.
Freigaben verzögern Abläufe
Rückfragen zu Zusatzarbeiten, Kosten oder Terminen bleiben im Tagesgeschäft liegen.
Ablaufoptimierung
Konkrete digitale Verbesserungen für Kfz-Werkstätten.
Fahrzeughistorie
Von der Annahme bis zur Rechnung alles nachvollziehbar dokumentieren
Schon bei der Fahrzeugannahme können Schäden, Fotos, Kundenhinweise, Kilometerstand, Auftrag, Rückfragen und Freigaben strukturiert in einem Vorgang erfasst werden. So entsteht eine nachvollziehbare Fahrzeughistorie statt verstreuter Notizen und Bilder in einzelnen Chats oder Postfächern.
Schadensbilder und Annahmeinformationen zentral speichern
Auftrag, Rückfragen und Freigaben einem Fahrzeug zuordnen
Dokumentation für Team, Büro und spätere Nachfragen auffindbar halten
Fahrzeugstatus
Jeder sieht, wo das Fahrzeug gerade steht
Ein klarer Statusprozess hilft Büro und Werkstatt, den Überblick zu behalten: angenommen, in Bearbeitung, Teile bestellt, wartet auf Freigabe, TÜV erledigt, fertig zur Abholung. Kunden können je nach Lösung automatisch per E-Mail oder WhatsApp informiert werden oder einen aktuellen Stand einsehen.
Status wie "Teile bestellt" oder "fertig zur Abholung" sichtbar machen
Kundenkommunikation planbarer und ruhiger gestalten
Rückfragen am Telefon reduzieren, weil der Stand dokumentiert ist
Telefon, WhatsApp, E-Mail
Assistenz für die lästigen Büroarbeiten
Viele Werkstätten verlieren Zeit mit Rückrufen, Terminabstimmung, Nachrichtensuche und Standardantworten. Ein digitaler Assistent oder KI-gestützte Vorsortierung kann Nachrichten strukturieren, Vorgänge vorbereiten und Mitarbeitende entlasten, ohne die Entscheidung aus der Hand zu nehmen.
Anfragen nach Thema, Dringlichkeit oder Fahrzeug zuordnen
Antwortentwürfe und Zusammenfassungen vorbereiten
Mehr Zeit für Kunden, Werkstatt und eigentliche Arbeit schaffen
Büro und Archiv
Rechnungen, E-Mails und Dokumente sauber ablegen
Im Büro geht es nicht nur um Schnelligkeit, sondern auch um Nachvollziehbarkeit. Wir betrachten, wie Rechnungen, E-Rechnungen, E-Mails, Auftragsdokumente und Kundendaten DSGVO-bewusst und auffindbar archiviert werden können.
E-Rechnungen und Rechnungsabläufe einordnen
E-Mails und Dokumente vorgangsbezogen ablegen
Datenschutz und Zugriffsrechte früh berücksichtigen
Ablaufoptimierung
Manuelle Freigaben und interne Prozesse automatisieren
Nicht jede Entscheidung soll automatisch laufen. Aber viele Schritte können vorbereitet werden: Erinnerungen bei fehlender Freigabe, Hinweise bei offenen Teilebestellungen, Benachrichtigungen an das Büro oder automatische Statuswechsel nach klaren Regeln.
Freigaben für Zusatzarbeiten nachvollziehbar dokumentieren
Lieferantenbestellungen und offene Aufgaben sichtbar halten
Erinnerungen und interne Benachrichtigungen sinnvoll automatisieren
Überblick
Stände, Tickets, Bestellungen und Freigaben im Blick behalten
Das Ziel ist eine Werkstatt, in der offene Vorgänge nicht mehr zwischen Zettel, Telefon und Postfach verschwinden. Prozesse, Tickets, Lieferantenbestellungen, Kundenfreigaben und Fahrzeugstatus werden so strukturiert, dass das Team schneller entscheiden kann.
Offene Vorgänge an einer Stelle sehen
Engpässe früher erkennen
Büro, Werkstatt und Kundenkommunikation besser verbinden
Beratungsbereiche
Aus den Hauptthemen wird ein Werkstatt-Fahrplan.
Die Inhalte aus Prozessanalyse, Organisation, Toolberatung, Automatisierung, Strategie und KI werden auf die konkrete Situation Ihrer Werkstatt übertragen.
Prozessanalyse
Wir schauen uns an, wie Fahrzeuge heute angenommen, dokumentiert, intern übergeben und wieder ausgeliefert werden. Dabei werden Medienbrüche zwischen Telefon, WhatsApp, E-Mail, Papier, Branchensoftware und Rechnungsablage sichtbar.
Thema ansehenOrganisation und Abläufe
Rollen, Zuständigkeiten und Statuspunkte werden klarer beschrieben: Wer nimmt ein Fahrzeug an, wer klärt Rückfragen, wer bestellt Teile und wer informiert den Kunden?
Thema ansehenSoftware- und Toolberatung
Wir prüfen, ob ein Ticketsystem, eine bessere Nutzung vorhandener Werkstattsoftware, CRM-Funktionen oder Schnittstellen sinnvoll sind und welche Lösung zum Alltag der Werkstatt passt.
Thema ansehenAutomatisierung
Wiederkehrende Aufgaben wie Statusmeldungen, Erinnerungen, interne Benachrichtigungen, Freigabeprozesse oder Datenübertragungen können gezielt vereinfacht werden.
Thema ansehenDigitalisierungsstrategie
Aus vielen Ideen entsteht ein realistischer Fahrplan: zuerst die größten Reibungspunkte lösen, dann Daten, Tools und Automatisierungen Schritt für Schritt ausbauen.
Thema ansehenKI-Beratung
KI kann im Büro unterstützen, etwa beim Vorsortieren von Nachrichten, Zusammenfassen von Vorgängen oder Vorbereiten von Antwortentwürfen. Wichtig bleiben Datenschutz, Kontrolle und klare Regeln.
Thema ansehenVorgehen
Erst verstehen, dann sinnvoll digitalisieren.
Der Einstieg muss nicht groß sein. Häufig reicht ein klarer erster Fokus, zum Beispiel Fahrzeugannahme, Statuskommunikation oder Büroentlastung.
Erstgespräch anfragenIst-Zustand verstehen
Wir erfassen Annahme, Büro, Werkstattübergabe, Statuskommunikation, Dokumentation und Abrechnung.
Engpässe priorisieren
Gemeinsam wird eingeordnet, welche Reibungspunkte am meisten Zeit kosten oder häufig zu Rückfragen führen.
Lösungen bewerten
Vorhandene Software, Ticketsysteme, Automatisierung, KI-Unterstützung und Schnittstellen werden realistisch geprüft.
Fahrplan erstellen
Sie erhalten konkrete Empfehlungen mit Reihenfolge, Aufwand-Nutzen-Einschätzung und nächsten Schritten.
Sie möchten Ihre Werkstatt-Abläufe klarer und digitaler aufstellen?
Im Erstgespräch klären wir, wo aktuell am meisten Zeit verloren geht und welcher nächste Schritt für Ihre Kfz-Werkstatt sinnvoll ist.